Die meisten Unternehmen speichern ihre Geschäftsmails irgendwo: im Postfach, in einem Ordner, vielleicht zusätzlich im Backup. Das fühlt sich nach Sicherheit an. Rechtlich ist es meistens keine. Nach Handelsgesetzbuch, Abgabenordnung und den GoBD müssen geschäftsrelevante E-Mails vollständig, unveränderbar und im Originalformat archiviert werden, je nach Inhalt sechs bis zehn Jahre lang. Ein normales Postfach oder eine Sicherungskopie erfüllt das in aller Regel nicht.
Der Unterschied zwischen Backup und Archivierung wird gern übersehen, ist aber entscheidend: Ein Backup schützt vor Datenverlust. Eine GoBD-konforme Archivierung schützt Sie bei einer Betriebsprüfung. Beides ist notwendig, beides sind aber zwei verschiedene Baustellen.
Mit mir klären Sie zuerst, welche E-Mails bei Ihnen überhaupt archivierungspflichtig sind – nicht jede Mail fällt darunter, das wird oft überschätzt. Danach erarbeiten wir ein Konzept, das zu Ihrer Unternehmensgröße passt, ohne dass Sie sich in Compliance-Details verlieren müssen. Software-Umsetzung ist dabei nicht mein Feld; ich sorge dafür, dass Sie genau wissen, was Ihr System leisten muss, bevor Sie sich für eines entscheiden.
Am Ende zählt nicht, was Sie für Ordnung halten, sondern was bei einer Betriebsprüfung als GoBD-konform gilt.